Adobe eSign Beta – Dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử miễn phí của Adobe

Chữ ký số ? Rất phù hợp trong thời đại của số hoá. Lấy chuyện ký hợp đồng ra làm ví dụ. Bên A ở Hà Nội và bên B đang ở Tp.HCM trong khi có một hợp đồng đang cần hai bên ký gấp. Đi máy bay để gặp và ký trực tiếp là giải pháp an toàn nhất nhưng có cần phải như vậy không trong thời đại của Internet ?

Adobe vừa mới cho ra đời giải pháp chữ ký điện tử eSign. Để tôi nói sơ qua cách mà nó làm việc :

– Bên A và bên B cần phải có một địa chỉ email. Trong kinh doanh thì tốt nhất là sử dụng địa chỉ email của công ty hoặc tổ chức mà hai bên đang làm việc. Như vậy tính xác thực sẽ cao hơn bởi vì chỉ có người trong công ty mới có địa chỉ email nội bộ của công ty mà thôi.

– Cả hai bên sẽ sử dụng địa chỉ email của mỗi bên để đăng ký một tài khoản tại adobe.

– Adobe sẽ gửi đường link kích hoạt tài khoản vào địa chỉ email của mỗi bên để xác thực họ là người sử dụng hộp thư đó.

– Bên A sẽ upload hợp đồng, có thể ký vào đó trước (bấm một cái nút là xong) hoặc ký sau. Sau đó gửi hợp đồng này cho bên B. Bên B sẽ nhận được mail thông báo là có hợp đồng đang chờ ký > đăng nhập vào Adobe eSign > bấm nút để ký là xong. Nếu cả hai bên đã “bấm nút” thì sẽ được Adobe thông báo hợp động đã được ký. Cả hai bên có thể tải hợp đồng có chữ ký của hai bên và in ra nếu cần thiết.


Bạn có thể tạo chữ ký bằng tay sau đó scan chữ ký và upload lên Adobe eSign để “dán” vào phần chữ ký trong hợp đồng > bấm nút “Sign” có nghĩa là bạn đã ký. Cụ thể sẽ như sau :

– Truy cập vào địa chỉ : https://esign.adobe.com/ , bấm nút Free Sign Up và nhập vào thông tin để đăng ký một tài khoản. Quan trọng là địa chỉ email, nó sẽ là ID để đăng nhập sau này.

– Bạn sẽ nhận được email kích hoạt tài khoản, bấm vào đường link, nó sẽ yêu cầu bạn nhập vào địa mail đã đăng ký và mật khẩu. Thành công bạn bấm nút Get Started để truy cập vào tài khoản.

– Khi đăng nhập vào thành công, bạn sẽ thấy một tiến trình được liệt kê qua 5 bước :

Nếu bạn muốn tạo chữ ký riêng (ký bằn tay sau đó scan lại thành ảnh) thì bấm vào dòng chữ “Signature Profile” ở trên cùng màn hình. Trang hiện ra bạn bấm nút Browse và chọn tấm hình muốn làm chữ ký để upload là xong. Sau đó bấm vào nút Send Document để tiến hành các bước ký hợp đồng như sau :

1. Upload your document.

Upload hợp đồng cần ký ở định dạng PDF (không được mã hoá hay bảo mật gì hết)
Bấm nút Upload và chọn tài liệu. Nếu upload thành công thì bạn sẽ nhận được thông báo Document has been Uploaded. Có thể gõ thêm mô tả cho tài liệu ở ô phía dưới, xong bấm Next để qua bước kế.

Adobe eSignature

2. Enter email address.

Gõ địa chỉ email của người cần ký hợp đồng vào bước này. Người đó phải sử dụng địa chỉ email mà bạn gõ ở đây để tạo một tài khoản tại adobe thì mới ký vào hợp đồng được. Xong bấm Next.

Adobe eSignature

3. Select a Due Date.

Chọn ngày ký hợp đồng. Check vào tuỳ chọn “send email reminder” nếu bạn muốn adobe gửi mail nhắc nhở đối tác trước ngày ký hợp đồng (nếu họ chưa ký). Còn sau ngày ký mà bạn chọn ở đây, có thể hợp đồng sẽ hết hạn và sẽ không ký được nữa. Tôi nghĩ vậy vì chưa thử đợi, hehe. Xong bấm Next.

Adobe eSignature

4. Enter Message.

Bạn sẽ soạn thảo một bức thư để gửi cho đối tác, nội dung thì tuỳ, ví dụ như “Đọc cho kỹ rồi ký nha, “Chuột sa gà chết” đó ! Xong bấm Next.

Adobe eSignature

5. Sign Document.

Trang này bạn sẽ có 2 tuỳ chọn là “I sign first” (bạn sẽ ký vào hợp đồng trước) và “I sign last” (bạn sẽ ký sau khi đối tác ký), tuỳ bạn chọn. Nếu bạn chọn ký trước thì chỉ cần bấm nút “Sign” là xong. Bạn có thể chọn chữ ký mặc định là tên lúc tạo tài khoản hoặc tấm hình mà bạn đã upload trước đó, chọn ở mục “Select Profile”.

Adobe eSignature

Bạn sẽ có thể xem tình trạng của tài liệu đã được ký chưa ở thẻ “Document Status”. Tại thẻ này bạn có thể gia hạn ngày ký hợp đồng hoặc có thể gửi thêm cho ai đó ký nữa nếu cần. Thẻ “Awaiting for Signature” dùng để quản lý những tài liệu đang chờ bạn ký.

Giờ bên B sẽ nhận được email thông báo có hợp đồng cần ký, họ nhấp vào đường link để đăng nhập vào tài khoản của eSign của mình, nếu chưa có thì có thể tạo. Sau khi đăng nhập vào tài khoản, chọn thẻ “Awaiting for Signature” là sẽ thấy tài liệu đang chờ sẵn ở đó.

Bấm nút “Process to Sign” để chuyển đến trang ký tài liệu. Bấm nút “Sign” là xong. Lúc này cả hai bên sẽ nhận được email thông báo là tài liệu đã được ký. Đồng thời, tình trạng của tài liệu sẽ là “2 of 2 have signed” (cả hai đều đã ký). Vậy là xong, WorldCup 2010 cũng vừa mới bắt đầu…

Adobe eSignature