Sau khi cài xong Windows 8, tôi cần phải chuyển toàn bộ email được lưu trên máy tính cũ sang máy tính mới. Trong quá trình mò mẫm thì tôi phát hiện : Microsoft Outlook không hỗ trợ backup cấu hình tài khoản email. Ý tôi là nó chỉ cho phép bạn backup tập tin .pst (chỉ chứa email và contact), hoàn toàn không có tùy chọn nào để bạn backup cấu hình của email. Một tài khoản email phải bao gồm các thông số như incomming server, outgoing server, port, SSL…v…v…Và tôi hoàn toàn không biết các thông số này bởi vì nó được IT của công ty cấu hình sẵn. Dĩ nhiên, muốn biết cũng chả có gì khó :). Tôi có thể hỏi IT hoặc mở Outlook trên máy tính cũ ra xem nhưng nếu vậy thì chả có gì thú vị cả. Tôi đã từng hỏi IT xem có cách nào backup thiết lập mail trong Outlook hay không và nhận được câu trả lời là : Ông nằm mơ hả ?
Bài viết này tôi chỉ viết trong vòng 2 tiếng nhưng đã phải mò mẫm liên tục trong 2 ngày mới thực hiện thành công. Thất bại vô số lần mà không hiểu tại sao :cuoibebung: .Và tôi tin rằng đây là bài đầu tiên trên Internet hướng dẫn làm chuyện này, đặc biệt là với Outlook 2013 chạy trên Windows 8. Dĩ nhiên, tôi cũng biết là có phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ làm chuyện này nhưng miễn phí thì hơi hiếm. Quan trọng là làm bằng tay vui hơn, hehe.
Kịch bản là bạn bưng “y chang” Outlook từ máy tính cũ sang máy tính mới mà vẫn giữ được email, cấu hình tài khoản email và contact. Bởi vì tôi thực hiện trên Outlook 2013 nên cách truy cập một số tính năng có thể sẽ khác trên các phiên bản cũ hơn, nhưng nói chung là nó nằm lòng vòng đâu đó trên thanh menu của Outlook. Cách làm như sau :
Trên máy tính cũ
– Backup tập tin .pst (chứa toàn bộ email và contact) : Bạn mở hộp thoại “Import & Export Wizard” và chọn “Export to file”
Bấm “Next” và chọn “Outlook data file (.pst)”.
Bạn chọn cấp cao nhất trong cây thư mục xổ xuống
Chọn nơi lưu trữ cho tập tin pst
Đặt mật khẩu bảo vệ cho tập tin
Bấm OK, một hộp thoại khác xuất hiện, bạn nhập lại mật khẩu rồi bấm OK tiếp để hoàn tất.
– Backup thiết lập tài khoản email : Vào Run > gõ “regedit” và bấm Enter. Hộp thoại hiện ra bạn tìm đến khóa : “HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice15.0OutlookProfiles” > nhấp chuột phải vào khóa “Outlook” và chọn Export như hình minh họa sau :
Hộp thoại hiện ra bạn đặt tên cho tập tin .reg và lưu chung thư mục với tập tin .pst hồi nãy mới backup xong. Chép 2 tập tin này sang máy tính mới và tiến hành phục hồi.
Trên máy tính mới
Nếu trước đó bạn đã chỉnh gì đó rồi hoặc đơn giản là bạn muốn Outlook xóa sạch mọi thứ, trở về trạng thái ban đầu (giống như vừa được cài vào máy) thì hãy mở Registry lên và xóa cái khóa “Outlook” ở hình minh họa bên trên. Tức là thay vì chọn “Export”, bạn hãy chọn “Delete”. Sau đó tạo lại khóa “Outlook” bằng cách nhấp chuột phải vào “Profiles” và chọn “New” > “Key” và đặt tên là Outlook. Đóng registry và chạy Outlook, bạn sẽ thấy Outlook giống như vừa mới được cài trên máy vậy.
Giờ bạn hãy chạy Outlook 2013 lên, sẽ thấy màn hình chào :
Bấm Next > chọn “No” > trang hiện ra :
Bấm chọn “User Outlook without email account” và bấm Finish để khởi động outlook. Khi Outlook khởi động xong, bạn hãy tắt nó đi và tiến hành quá trình phục hồi như sau :
– Copy tập tin pst vào nơi lưu trữ cần thiết trên máy tính mới. Ví dụ tôi sẽ đặt tên cho tập tin này là [email protected] và để trong ổ D. Bạn đừng để ổ C nhằm tránh việc bị mất email khi cài lại máy hoặc các tai nạn ngoài ý muốn khác. Có thể lưu trữ tập tin này trong thư mục Dropbox để luôn được backup 🙂
– Chạy tập tin .reg mà bạn đã “Export” ở máy tính cũ để add các giá trị vào Registry. Nếu có hộp thoại cảnh báo hiện ra thì bấm Yes.
– Mở registry và tìm đến đường dẫn mà tôi nói bên trên. Để ý trong nhóm “Outlook” có một khóa con chứa nhiều “con” khác, bấm vào đó bạn sẽ thấy nó sổ ra các khóa “0000001, 000002, 0000003….”, như hình minh họa sau :
– Bạn lần lượt nhấp chuột vào các khóa 0000001, 0000002, 0000003….sẽ thấy cột bên phải hiển thị rất nhiều giá trị, bạn nhấp đúp vào giá trị được đặt tên là “Account Name” > hộp thoại hiện ra :
– Bạn để ý cái hình bên trên, chỗ tôi đánh dấu “Tên account”, nếu đúng là tên account cũ của bạn thì làm tiếp các bước tiếp theo, còn nếu không phải thì tiếp tục xem các khóa 000002, 000003….Trong trường hợp của tôi, tài khoản email cũ của tôi nằm ở khóa số 0000002.
– Khi đã xác định được tài khoản email của mình nằm ở khóa nào, bạn tiến hành tạo ra một chuỗi hex từ đường dẫn của tập tin pst. Truy cập vào trang http://home.paulschou.net/tools/xlate/ nhập chuỗi đường dẫn vào ô Text (trường hợp của tôi là “D:[email protected]”) và bấm nút “Encode” :
– Bạn sẽ thấy cái khung “HEX” xuất hiện một chuỗi, cứ để yên như vậy và chúng ta sẽ dùng sau. Giờ hãy quay lại với cửa sổ Registry. Từ khóa 0000002, nhấp chuột phải vào giá trị “Delivery Store EntryID” và chọn “Modify”
– Hộp thoại hiện ra như sau :
– Bạn chú ý phần được tô xanh ở hình bên trên, đó chính là đường dẫn của tập tin pst được lưu trên máy tính cũ. Giờ bạn phải thay thế đường dẫn này bằng đường dẫn trên máy tính mới. Chỉ có thể thực hiện trong Registry mà thôi, nếu chỉnh trong Outlook thì nó không bao giờ chạy được. Tôi phải mất 2 ngày mới mò ra được điểm mấu chốt này. Bạn thay thế bằng cách sau :
+ Chuỗi HEX hồi nãy tạo ra có dạng “44 3a 5c 61 64 6d 69 6e 40 61 6e 68 68 61 6e 67 78 6f 6d 6f 6e 6c 69 6e 65 2e 6e 65 74 2e 70 73 74” > tôi sẽ thêm vào “00” ở giữa mỗi cặp và kết quả sẽ là chuỗi “44 00 3a 00 5c 00 61 00 64 00 6d 00 69…..00 00 00” > Lưu ý thêm “00 00 00” vào cuối chuỗi nhé.
+ Giờ bạn tiến hành thay thế chuỗi mới tạo vào phần được tô xanh. Theo như trường hợp của tôi thì tôi sẽ xóa toàn bộ phần bôi xanh, từ số “43” và bắt đầu gõ vào chuỗi mới. Lưu ý : kết thúc chuỗi luôn là “00 00 00”. Sau khi thay thế, bạn sẽ thấy như vầy :
+ Bấm OK đóng hộp thoại, đóng Registry và khởi động Outlook.
– Khởi động Outlook, bạn sẽ thấy nó báo là không tìm thấy tập tin pst và đưa ra cái đường dẫn trên máy tính cũ
– Bạn bấm OK > hộp thoại sẽ xuất hiện để bạn chọn lại đường dẫn > chọn tập tin pst mà bạn lưu hồi nãy, ở đây tôi chọn “D:[email protected]”
– Bấm Open > nó sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu :
– Nếu bạn check vào ô “Save this password in your password list” thì sau này bạn không cần phải nhập mật khẩu để vào hộp mail này nữa > xong bấm OK. Rất có thể bạn sẽ thấy thông báo sau :
– Cứ bấm OK và Outlook sẽ khởi động lại, nếu có hộ thoại yêu cầu khởi động ở chế độ “Safe mode” thì cứ chọn No. Bạn cứ yên tâm, sau khi hoàn tất sẽ không còn bị như vậy nữa đâu. Cuối cùng, khi khởi động bạn sẽ thấy hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu cho tài khoản email. Nhớ check vào “Save this password….” để sau này nó khỏi hỏi nữa
– Vậy là xong, giao diện Outlook hiện ra “y chang” hồi xưa với toàn bộ email, contact. Quan trọng là bạn không cần phải nhớ các thông số cài đặt của hộp mail bên máy tính cũ, chỉ cần nhớ mật khẩu là đủ.
