Cách hạn chế người khác thay đổi một phần của file Word

Đã bao nhiêu lần bạn mở một tài liệu, chỉ để tìm xem nó có bị sửa đổi bởi những thành viên trong nhóm mà bạn đã chia sẻ tài liệu? Sẽ là ác mộng thật sự nếu ai đó trong nhóm của bạn xoá bỏ hay thay đổi một cái gì đó quan trọng trong tài liệu mà không sao chép dự phòng. Để ngăn ngừa chuyện này diễn ra, Microsoft Word có một tính năng được tích hợp sẵn có thể giới hạn người dùng hiệu chỉnh những phần nào đó của tài liệu. Điều này có ích bởi vì nó vẫn cho phép bạn cộng tác với những người khác mà không cho phép họ sửa đổi phần nhạy cảm của tài liệu. Việc hạn chế người dùng trong Word thật sự dễ dàng. Đây là cách bạn có thể bảo vệ một phần của tài liệu không bị thay đổi.

Chú ý: Vui lòng đừng lẫn lộn cái này với tính năng “Document Protection” mà thật ra khoá toàn bộ tài liệu. Hơn nữa, cách tiến hành được thể hiện trong Microsoft Word 2013, và nó cũng sẽ có hiệu lực với những phiên bản trước. Mặc dù quy trình có thể khác biệt một chút.

Giới hạn người dùng sửa đổi một phần của file Word

Trước khi bạn có thể khám phá tính năng hạn chế nội dung trong Microsoft Word, bạn cần kích hoạt thẻ “Developer” trong giao diện Ribbon. Thẻ Developer mặc định được ẩn đi bởi vì nó chứa tất cả những tuỳ chọn cài đặt nâng cao. Để kích hoạt thẻ Developer, nhắp chuột vào nút “File” và chọn “Options” từ thanh bên bên trái.

Nhắp Options của Word

Hành động trên sẽ mở hộp thoại “Options”. Di chuyển đến thẻ “Customize Ribbon”, chọn hộp đánh dấu “Developer” ở dưới cột “Main Tabs” và ấn phím chuột vào nút “OK” để lưu lại những thay đổi.

Word Developer

Động tác trên sẽ kích hoạt thẻ “Developer”.

Thẻ Developer của Word

Bây giờ là khoá nội dung, chọn nội dung bằng chuột và nhắp chuột vào nút “Rich Text Content Control” ở ngay kế bên nút “COM Add-Ins”. Thao tác này sẽ tạo ra một đường bao thấy được xung quanh văn bản đã chọn. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể chọn nút tuỳ chọn “Plain Text Content Control”.

Word Rich Text Control

Bây giờ chọn tuỳ chọn “Properties”.

Word Properties

Hành động trên sẽ mở cửa sổ “Content Control Properties”. Tại đây nhập tiêu đề của sự lựa chọn của bạn và chọn cả hai hộp kiểm tra “Content control cannot be deleted” và “Contents cannot be edited” ở bên dưới mục “Locking”. Bạn cũng có thể khám phá những thuộc tính thẩm mĩ như là màu sắc, đường bao, v.v…, nếu bạn muốn nội dung được giới hạn của bạn nổi bật lên so với nội dung thông thường. Một khi bạn hoàn thành việc thay đổi, ấn phím chuột vào nút “OK” để lưu lại những thay đổi.

Kích hoạt tính năng hạn chế của Word

Ngay khi bạn nhắp chuột vào nút “OK”, nội dung sẽ bị khoá và không ai (bao gồm cả bạn) có thể hiệu chỉnh nó trừ phi khoá được gỡ bỏ từ hộp thoại “Properties”.

Nội dung được khoá trong Word

Ngoài nội dung văn bản bình thường, bạn cũng có thể khoá nội dung đa phương tiện khác như là hình ảnh. Quy trình hoàn toàn tương tự. Chỉ cần chọn hình ảnh và khoá nó từ “Content Control Properties”.

Hình ảnh được khoá trong Word

Đó là tất cả những gì cần làm, và thật dễ dàng để hạn chế người dùng hiệu chỉnh những phần nào đó của một tài liệu Word. Cái hay của tính năng này là những người dùng khác vẫn có thể hiệu chỉnh tài liệu mà không làm hỏng nội dung quan trọng hay bị khoá. Hiển nhiên, đây là cách đơn giản để thực hiện, nhưng có vẫn hơn không.

Mong là bài viết có ích cho bạn, và hãy comment ở dưới để chia sẻ suy nghĩ của bạn về tính năng nhỏ, thuận tiện được tích hợp sẵn này.

Theo Make Tech Easier

1 Comment
  1. Tính năng nhỏ, tác dụng lớn. (Nhiều tín năng tuyệt vời đều nằm trong Word Options, nhưng ít khi để ý) Cảm ơn AHX.

Gửi phản hồi